Can company secretaries maintain supporting documents or records in soft copy? 

Answer:
Company secretary must ensure that all supporting documents or records be made available to the relevant supervisory authorities upon request. The information must be maintained in a form that is admissible as evidence in court pursuant to the Evidence Act 1950. 

公司秘书是否可以以电子档（Soft Copy）形式保存支持文件或记录？

答案：

可以。

公司秘书可以电子档（Soft Copy）形式保存支持文件及记录，但必须确保有关文件能够在监管机构要求时提供查阅，并符合相关法律规定。

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📌 基本要求

公司秘书必须确保：

✅ 所有支持文件及记录可随时提供

当相关监管机构要求时，公司秘书必须能够向有关监管机构提供相关文件及记录。

有关监管机构包括但不限于：

• 马来西亚公司委员会（SSM）
• 马来西亚国家银行（Bank Negara Malaysia）
• 执法机关
• 法院或其他法定机构

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📌 文件必须具备法律证据效力

无论文件以纸本或电子形式保存，

相关资料必须符合：

《1950年证据法令》

Evidence Act 1950

的规定。

换言之，

电子档案必须能够：

• 被接受为法庭证据（Admissible as Evidence）
• 证明文件真实性（Authenticity）
• 保持完整性（Integrity）
• 可追溯及可验证（Traceable & Verifiable）

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📌 可接受的电子保存形式

例如：

电子文件

• PDF 文件
• 扫描件（Scanned Copy）
• 电子表格（Excel）
• Word 文件

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图像文件

• 身份证照片
• 护照扫描件
• 自拍验证照片
• 文件拍照副本

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系统记录

• 客户管理系统（CRM）
• AML/KYC 系统
• 云端文件管理系统
• 内部数据库记录

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📌 实务建议

公司秘书应确保电子档案：

🔒 安全保存

• 密码保护
• 权限管理
• 数据加密

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🔍 容易检索

能够快速搜索及提取：

• 客户资料
• CDD 文件
• STR 记录
• 风险评估报告

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💾 定期备份

避免：

• 数据遗失
• 系统故障
• 网络攻击

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📁 保持文件完整

确保：

• 文件未被篡改；
• 保存原始记录；
• 保留修改记录（如适用）。

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⚠️ 重要提醒

电子档保存并不意味着可以降低保存标准。

公司秘书仍须确保：

✅ 文件完整；
✅ 文件真实；
✅ 可供监管机构查阅；
✅ 符合法庭证据要求；
✅ 保存期限符合 AMLA 规定（至少 7 年）。

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总结

公司秘书可以使用电子档（Soft Copy）形式保存支持文件及记录，包括扫描件、PDF、照片及电子系统记录。然而，公司秘书必须确保相关文件能够在监管机构要求时提供查阅，并且符合《1950年证据法令》（Evidence Act 1950）规定，可作为法庭可采纳证据（Admissible Evidence）使用。